Als u een handmatig boekhoudsysteem omzet naar een geautomatiseerd systeem, zal de conversie iets meer tijd in beslag nemen dan alleen maar opnieuw te beginnen, omdat u er zeker van moet zijn dat het nieuwe systeem begint met informatie die overeenkomt met de huidige boeken. Het proces voor het invoeren van de initiële gegevens varieert afhankelijk van de gekozen software. Om ervoor te zorgen dat het boekhoudprogramma op de juiste manier wordt geconverteerd, gebruikt u de informatie die bij de software wordt geleverd; lees de handleiding door, bekijk de opstartsuggesties die zijn gedaan om het systeem in te stellen en kies de methoden die het beste aansluiten bij de manier van werken.

Wat is het allerbeste moment om gebruik te gaan maken van een boekhoudprogramma?

Het beste moment om het systeem om te zetten is aan het einde van een boekhoudperiode. Op die manier hoeft u niet veel extra werk te doen door transacties toe te voegen die al in een periode hebben plaatsgevonden. Als zij bijvoorbeeld op 15 maart heeft besloten om het boekhoudsysteem te automatiseren, moet zij alle transacties die zich tussen 1 en 15 maart hebben voorgedaan, toevoegen aan het nieuwe systeem. Het is gewoon makkelijker om te wachten tot 1 april om te beginnen, zelfs als de software op 15 maart wordt gekocht. Bij de omschakeling naar een geautomatiseerd boekhoudsysteem aan het einde van een maand, is het beste moment om dit te doen aan het einde van een kalenderjaar of een boekjaar. Anders moeten we gegevens invoeren voor alle maanden van het jaar die zijn verstreken.

• Wanneer u besluit om de geautomatiseerde boekhouding te starten, gebruikt u de gegevens van de proefbalans die gebruikt werd om de boeken te sluiten aan het einde van het meest recente boekjaar. In het geautomatiseerde systeem voert u de saldi voor elk van de rekeningen in de proefbalans in. Activa, passiva en eigen vermogensrekeningen moeten overdrachtssaldi hebben, maar inkomsten- en uitgavenrekeningen moeten een saldo van nul hebben.
• Natuurlijk, als het starten van een nieuw bedrijf, zal het niet een eerdere proefbalans hebben. Vul dan gewoon de saldi in die mogelijk op de kasrekeningen staan, de activa van het bedrijf kunnen bij de start van het bedrijf in bezit zijn, en de verplichtingen die het bedrijf al verschuldigd is in verband met opstartkosten. Voeg ook eventuele bijdragen van eigenaren toe die zijn gedaan om het bedrijf te starten in de vermogensboekhouding.

Een winst en verliesrekening opmaken is erg belangrijk, klopt de balans van je boekhouding?

Na het invoeren van alle relevante gegevens, voert u een reeks financiële rapporten uit, zoals een winst- en verliesrekening en balans, om er zeker van te zijn dat de gegevens worden ingevoerd en geformatteerd op de manier zoals u dat wilt. Het is een stuk eenvoudiger om de opmaak te veranderen als het systeem niet vol zit met gegevens.

Het is slim om de boekhouding altijd nog een keer na te lopen als deze niet helemaal kloppen

Om er zeker van te zijn dat de juiste cijfers zijn ingevoerd, moet u controleren of de financiële rapporten van het nieuwe boekhoudsysteem overeenstemmen met wat er handmatig is aangemaakt. Als de cijfers anders zijn, is het nu het moment om uit te zoeken waarom. Anders zullen de rapporten die aan het einde van de boekhoudperiode worden gemaakt, verkeerd zijn. Als de cijfers niet overeenkomen, ga er dan niet van uit dat de enige plaats waar een fout kan optreden, de ingevoerde gegevens zijn. Het kan zijn dat de fout in de handmatig ontwikkelde rapporten zit. Controleer natuurlijk eerst de posten, maar als de winst- en verliesrekening en balans er nog steeds niet goed uitzien, controleer dan ook nog eens de proefsaldi.